Öffentlich Beschaffen ist keine Hexerei.
Das Gesetz und die Verordnungen für das öffentliche Beschaffungswesen regeln auch die Abläufe und Rahmenbedingungen für die Vergabe von Aufträgen im Schulbereich. Dabei ist insbesondere die Regelung der Grenzwerte entscheidend.
Für Bau- und Dienstleistungsaufträge gelten folgende Beträge und Verfahrensarten:
- Bis Fr. 150’000.- kann das „freihändige Verfahren“ angewendet werden.
- Zwischen Fr. 150’00.- und Fr. 250’000.- kommt das „Einladungsverfahren“ zur Anwendung
- über Fr. 250’000.- muss eine „offene Ausschreibung“ durchgeführt werden.
Diese Verfahren sind zwingend und können nicht einfach umgangen werden. Diese Grenzwerte können nicht umgangen werden, weil man eine Beschaffung etappiert oder statt des Kaufes ein Leasing wählt. Entscheidend für das Verfahren ist immer die gesamte Projektsumme.
Eine Etappierung ohne den Zweck, das Verfahren zu beeinflussen, ist legitim. Das könnte beispielsweise sein, dass verschiedene Standorte nicht gemeinsam sondern nacheinander ausgerüstet werden. Oder die Serverinfrastruktur kann noch ein oder zwei Jahre länger genutzt werden.
Freihändig oder Einladungsverfahren?
Solange der Auftragswert unter Fr. 150’000.- liegt, kann dieser direkt vergeben werden. Es müssen also keine Konkurrenzangebote eingeholt werden. Zudem gibt es beim freihändigen Verfahren keine Rekursmöglichkeit.
Schulbürgerinnen und Schulbürger erwarten aber, dass ihr Geld möglichst effizient investiert wird. Deshalb holen Schulen fast immer mehrere Angebote ein. Das ist in Ordnung und bedeutet nicht, dass deswegen das höhere Verfahren angewendet werden muss. Wichtig ist, die Anbieter darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um ein freihändiges Verfahren handelt.
Für viele Schulen ist die Investitionssumme im IT-Bereich schnell beim Einladungsverfahren. Das bedeutet, dass mindestens 3 verschiedene Angebote eingeholt werden müssen. Der Auftraggeber bestimmt aber, wen er einladen will. Es gibt kein Recht auf die Angebotserstellung. Kommen der Anfrage weniger als 3 Anbieter nach, so kann das Verfahren trotzdem durchgeführt werden. Wichtig ist auch hier, das Verfahren transparent zu machen. Das Einladungsverfahren kennt eine zehntägige Einsprachefrist nach der Vergabe des Auftrages.
Die offenen Ausschreibung
Mittlere und grosse Schulgemeinden stossen immer wieder in den Bereich vor, in welchem eine offene Ausschreibung notwendig ist. Dieses Verfahren beruht auf den internationalen Vorgaben des GATT und der WTO. Das Verfahren ist relativ komplex, die Vorgaben sind eng. Grundsätzlich hat hier jeder Anbieter das Recht, eine Offerte einzureichen. Das kann etwa bei Windows-Beschaffungen zum Problem werden, gibt es dort doch viele verschiedene Firmen. Eine Möglichkeit, das einzudämmen ist, dass die Ausschreibungsunterlagen nur an einer Informationsveranstaltung vor Ort abgegeben und nicht verschickt werden. Das bietet zusätzlich die Möglichkeit, das Projekt detailliert vorzustellen und bereits auf Fragen der potentiellen Anbieter eingehen zu können. Manchmal tauchen hier auch Lösungsansätze auf, welche Ihnen bei der Ausschreibung nicht in den Sinn gekommen sind.
Bei einer Vergabe nach GATT/WTO ist es zu empfehlen, sich Unterstützung zu holen.
Diese gibt es bei der kantonalen Fachstelle für das öffentliche Beschaffunsgwesen in Frauenfeld oder bei uns. Wir beraten Sie gerne. Zusätzlich gibt es hier einen Leitfaden mit den wichtigsten Regelungen.